TOP 6 Phần Mềm Quản Lý Quán Cafe Hiệu Quả 2023

1. Phần mềm quản lý quán cafe là gì?

Phần mềm quản lý quán cafe là ứng dụng hỗ trợ các chủ quán vận hành mô hình kinh doanh đồ uống một cách tối ưu trong quá trình phục vụ khách hàng, quản lý nguyên vật liệu, nhà cung cấp, báo cáo doanh thu, lợi nhuận. Đồng thời dễ dàng nắm bắt xu hướng thị trường và thực hiện các hoạt động marketing.

Phần mềm này sẽ được tích hợp với các thiết bị phần cứng như máy pos mini, két tiền, máy in hóa đơn,...hạn chế tối đa việc gian lận. Từ đó nâng cao hiệu suất làm việc và góp phần thúc đẩy tăng trưởng doanh thu hiệu quả. 

2. Top các phần mềm quản lý quán cafe hiệu quả nhất hiện nay

Cùng VUTA điểm qua TOP các phần mềm quản lý quán cafe được yêu thích nhất 2023 với rất nhiều tính năng nổi bật. 

2.1 PosApp

PosApp là phần mềm quản lý quán cafe phù hợp với mọi mô hình kinh doanh đồ uống từ take- away, quán cà phê bình dân cho tới chuỗi thương hiệu. Từ công việc nhận đơn, xử lý đơn hàng, quản lý nguyên vật liệu,...đều được thực hiện nhanh chóng, chính xác. Bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý quán cà phê PosApp miễn phí trong 14 ngày. Sau đó sẽ chi trả cho các gói dịch vụ từ 120.000đ - 170.000đ/tháng. 

Tính năng nổi bật: 

• Đồng bộ hóa dữ liệu trên nhiều thiết bị

• Dễ dàng kiểm soát nguyên vật liệu, đơn hàng

• Quản lý báo cáo của từng chi nhánh trên cùng 1 tài khoản duy nhất 

• Cập nhật tình hình kinh doanh từ xa ngay trên điện thoại, máy tính theo đúng thời gian thực tế

• Dễ dàng phân quyền quản lý nhân viên 

2.2 Misa CukCuk

Phần mềm quản lý quán cà phê Misa CukCuk được khá nhiều chủ quán ưa thích. Ngoài những tính năng cơ bản đảm bảo quá trình vận hành kinh doanh thuận lợi. Misa CukCuk còn đáp ứng các nghiệp vụ nâng cao xuất hiện ở các mô hình kinh doanh cafe có quy mô lớn và quy trình vận hành phức tạp.

Tính năng nổi bật: 

• Tự động lập sổ sách, báo cáo doanh thu theo thời gian, khu vực

• Quản lý tồn kho chuẩn xác

• Quản lý chặt chẽ mọi giao dịch thu chi 

• Kết nối với phần mềm kế toán và hóa đơn điện tử xuất hóa đơn điện tử trên máy tính tiền

• Đồng bộ các chương trình marketing chăm sóc khách hàng quán cafe

2.3. Polaris FnB

Với thiết kế thân thiện, dễ dàng sử dụng và đáp ứng các nhu cầu vận hành với mọi mô hình quán cà phê, Polaris FnB là cái tên rất được lòng người dùng. Sau thời gian sử dụng miễn phí, bạn chỉ mất 199.000đ cho 1 tháng sử dụng phần mềm. 

Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý quán cafe Polaris FnB:

• Hỗ trợ tiếp nhận đơn hàng, thông báo, xử lý nội bộ và in hóa đơn,...

• Quản lý tình trạng các bàn dễ dàng để có thể sắp xếp chỗ hợp lý.

• Dễ dàng quản lý, kiểm soát hóa đơn tránh thất thoát thu chi và giúp cho việc chuyển ca trở nên linh động hơn.Một số tính năng nổi bật của Sapo FnB: 

• Thông tin order được đồng bộ nhanh chóng trên các thiết bị của quán 

• Tính tiền, in hóa đơn chuyên nghiệp 

• Hỗ trợ kết nối và quản lý đơn hàng trên GrabFood 

• Định lượng nguyên vật liệu pha chế và tự động trừ tồn kho khi đồ uống hoàn thành

• Cho phép chủ quán truy cập số liệu nhanh chóng, dễ dàng.

• Quản lý tình hình kinh doanh quán cafe và đưa ra những giải pháp kịp thời thông qua các biểu đồ thống kê tình hình kinh doanh.

• Dễ dàng kiểm soát nhập, xuất nguyên vật liệu, hàng hóa của quán.

• Cho phép phân quyền sử dụng nhân viên, mỗi nhân viên ở vị trí khác nhau.

2.4. iPOS

iPOS là phần mềm quản lý quán cà phê đặc biệt phù hợp với các mô hình vừa và nhỏ. Giúp người dùng dễ dàng order, kiểm tra nguyên vật liệu và kiểm soát hoạt động kinh doanh từ xa.  

Tính năng nổi bật:

• Gọi món và thanh toán nhanh chóng

• Quản lý nguyên vật liệu và tồn kho hiệu quả

• Báo cáo doanh thu và chi tiết tồn kho

• Quản lý nguyên vật liệu theo công thức định lượng

• Ghi chép chi tiết các thao tác thêm món, bỏ món, sửa hay xóa hóa đơn

2.5 Sapo FnB

Là phần mềm quản lý quán cafe được phát hành bởi công ty công nghệ Sapo, Sapo FnB là giải pháp giúp các chủ quán tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất, cải thiện doanh thu hiệu quả hiện nay. Phần mềm cài đặt được tên nhiều thiết bị như PC, thiết bị di động, máy tính bảng, máy POS bán hàng,…

Một số tính năng nổi bật của Sapo FnB: 

• Thông tin order được đồng bộ nhanh chóng trên các thiết bị của quán 

• Tính tiền, in hóa đơn chuyên nghiệp 

• Hỗ trợ kết nối và quản lý đơn hàng trên GrabFood 

• Định lượng nguyên vật liệu pha chế và tự động trừ tồn kho khi đồ uống hoàn thành

2.6 DRS Manager

DRS Manager là phần mềm quản lý quán cà phê hỗ trợ việc đặt món, thêm món, tách hoặc gộp hóa đơn một cách nhanh chóng, tiện lợi. Hơn thế nữa nó còn giúp việc quản lý của các chủ quán trở nên đơn giản hóa hơn rất nhiều. Bạn có thể dùng miễn phí trong 15 ngày. Sau đó có thể tiếp tiếp tục sử dụng với các gói dịch vụ từ 2.000.000tr - 5.000.000tr. 

Tính năng nổi bật: 

• Hỗ trợ ghi chú món, thêm, hủy món, chuyển bàn, gộp bàn, tách hóa đơn,... nhanh chóng.

• Nắm rõ trạng thái phục vụ từng bàn, từng món, tránh để khách đợi quá lâu.

• Quản lý kho hàng chặt chẽ.

• Tổng hợp thu chi, báo cáo thống kê chi tiết, xác thực theo ngày, tuần, tháng,...

• Hỗ trợ thu ngân tính tiền nhanh chóng, chính xác.

3. Lưu ý khi lựa chọn phần mềm quản lý quán cafe 

Trên thị trường có rất nhiều phần mềm quản lý quán cafe. Mỗi phần mềm sẽ có những mức chi phí và tính năng đặc trưng khác nhau. Do vậy để chọn được phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu sử dụng, bạn hãy cân nhắc những yếu tố sau: 

• Dựa vào tính năng

• Dịch vụ hỗ trợ khách hàng

• Tích hợp và kết nối

• Giao diện và hỗ trợ người dùng 

• Bảo mật và độ tin cậy

• Chi phí

• Tham khảo đánh giá từ người dùng khác 

4. Những câu hỏi thường gặp khi sử dụng phần mềm quản lý quán cafe

Câu 1: Nên sử dụng phần mềm quản lý quán cà phê miễn phí hay có trả phí?

Việc sử dụng phần mềm quản lý quán cà phê miễn phí sẽ giúp chủ quán tiết kiệm được một khoản chi phí mỗi tháng. Tuy nhiên điều này cũng đi kèm với một số rủi ro về độ chính xác, tính bảo mật thông tin,...Lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng quán cafe chuyên nghiệp với chi phí hợp lý, phù hợp cùng đội ngũ chuyên viên nhiệt tình sẽ giúp vận hành kinh doanh hiệu quả hơn.

Câu 2: Phần mềm quản lý quán cafe cần có những chức năng cơ bản như thế nào? 

Quản lý đơn hàng và thanh toán:

• Ghi chú đơn hàng và quản lý thông tin chi tiết của từng món.

• Tính tự động giá trị đơn hàng và hỗ trợ nhiều phương thức thanh toán.

Quản lý kho và tồn kho:

• Theo dõi số lượng tồn kho của các nguyên liệu và sản phẩm.

• Cảnh báo khi còn ít hàng hoặc khi hết hàng.

Quản lý nhân viên:

• Ghi chú thông tin về nhân viên, bao gồm lịch làm việc, chấm công, và hiệu suất làm việc.

• Hỗ trợ tính lương và quản lý các chế độ chính sách nhân viên.

Báo cáo và thống kê:

• Tạo báo cáo về doanh thu, lợi nhuận, và các chỉ số kinh doanh khác.

• Thống kê theo thời gian để theo dõi xu hướng và biểu đồ phân tích.

Quản lý khách hàng:

• Ghi chú thông tin về khách hàng, lịch sử đơn hàng, và ưu đãi khách hàng thân thiết.

• Tạo chương trình tích điểm hoặc ưu đãi để khuyến khích sự trung thành.

Quản lý đặt hàng và giao hàng:

• Hỗ trợ quản lý đơn đặt hàng và giao hàng nếu quán cung cấp dịch vụ này.

• Theo dõi trạng thái đơn hàng và thông tin giao hàng.

Quản lý bàn và đặt chỗ:

• Tính năng đặt chỗ và quản lý bàn cho những quán cafe có không gian sử dụng bàn.

Tích hợp máy in và kết nối thiết bị:

• Tích hợp với máy in hóa đơn và máy in order.

• Kết nối với các thiết bị thanh toán điện tử và trang thiết bị khác.

Bảo mật thông tin:

• Bảo vệ thông tin khách hàng và dữ liệu kinh doanh khỏi mất mát hoặc truy cập trái phép.

Tính năng đa nền tảng:

• Cung cấp ứng dụng di động hoặc giao diện trực tuyến để quản lý từ xa.

Với những phần mềm quản lý quán cà phê chuyên nghiệp bạn sẽ dễ dàng quản lý công việc kinh doanh dù ở bất kỳ đâu, bất kì thời điểm nào. Là giải pháp tuyệt vời để hạn chế tối thiểu việc thất thoát và gia tăng doanh thu.